Phần 4: Flow charts

Giới thiệu về lưu đồ, phân loại và hướng dẫn thiết lập lưu đồ

1.Hiểu được mục đích sử dụng lưu đồ
2. Sử dụng đúng loại lưu đồ tùy tình huống
3. Thiết lấp đượclưu đô kết quả thông qua ví dụ minh học

Tổng quan

Một trong những công cụ cơ bản và chủ yếu để cải tiến quy trình là bản đồ quy trình, còn được gọi là lưu đồ. Bản đồ quy trình thường là điểm khởi đầu cho các nỗ lực cải tiến. Chúng có thể được sử dụng để chứng minh các hành động hoặc thủ tục.
Trước khi có thể hiểu sơ đồ quy trình, chúng ta cần hiểu quy trình là gì. Một quy trình là bất kỳ hoạt động nào, thường là một số bước nhận đầu vào và chuyển đổi đầu vào đó thành đầu ra.
Điều này có thể bao gồm việc thay đổi nguyên liệu thô thành một thành phần hoặc thành phẩm trong quá trình sản xuất, đó có thể là các bước trong quá trình cung cấp dịch vụ hoặc có thể là hành động dựa trên thông tin. Có nhiều loại và biến thể của bản đồ quy trình. Ở đây chúng ta thấy năm loại chính. Chúng tôi sẽ tập trung vào cơ bản nhất. Ngoài ra còn có nhiều biến thể khác nhau của bản đồ quy trình. Chúng tôi sẽ thảo luận về một số trong số này trong các mô-đun trong tương lai.
Mục đích của việc tạo bản đồ quy trình là để hiểu rõ về quy trình để chúng tôi có thể cải thiện quy trình. Bản đồ quy trình rất hữu ích cho việc lập tài liệu và đào tạo, chứng nhận và các mục đích sử dụng khác.
Bản đồ quy trình có thể giúp loại bỏ các thủ tục bằng văn bản bằng cách trình bày chúng dưới dạng sơ đồ trực quan.
Đối với các quy trình kinh doanh cấp cao, Vượt qua các ranh giới chức năng, thường không có một người nào biết toàn bộ quy trình. Đây là lý do tại sao chúng ta cần các nhóm lập bản đồ quy trình. Những người tham gia trong quá trình lập bản đồ quy trình nên bao gồm những người thực sự sử dụng quy trình hàng ngày. Một ví dụ về bản đồ quy trình kinh doanh có thể là quy trình tạo đơn đặt hàng. Bản đồ quy trình là phù hợp và cần thiết trong hầu hết mọi nỗ lực cải tiến quy trình. Chúng phải là một trong những việc đầu tiên mà nhóm cải tiến quy trình thực hiện. Điều quan trọng là phải lập bản đồ quy trình khi nó thực sự được thực hiện, không phải cách nó được thiết kế hay cách người quản lý nghĩ rằng nó đã được thực hiện.
Chúng tôi gọi đây là bản đồ trạng thái hiện tại. Như chúng tôi đã đề cập, có nhiều cấp độ của quy trình. Chúng ta sẽ nói về hai quy trình kinh doanh và quy trình làm việc.
Các quy trình kinh doanh có xu hướng là các quy trình cấp cao như kế toán, dịch vụ khách hàng, v.v. Chúng thường cắt ngang các bộ phận chức năng. Chúng cũng chứa các quy trình làm việc. Hầu hết các quy trình cũng có mối quan hệ với nhau, với đầu ra từ quy trình kinh doanh và quy trình làm việc là đầu vào cho các quy trình khác Vì quy trình kinh doanh là quy trình cấp cao nên chúng chứa nhiều quy trình làm việc. Ví dụ, kế toán có thể bao gồm thanh toán và theo dõi các khoản phải thu. Mỗi bước trong quy trình kinh doanh có thể chứa một hoặc nhiều quy trình công việc có thể được ánh xạ riêng và sẽ cung cấp nhiều chi tiết hơn.
Có một số hình dạng khác nhau có thể được sử dụng để tạo bản đồ quy trình và điều này có thể khác nhau tùy theo ngành.
Đây là một số ví dụ cho sản xuất. Đối với mục đích của chúng tôi, chúng tôi sẽ chỉ sử dụng một vài
Mức độ thông tin trong sơ đồ quy trình có thể khác nhau, nhưng chúng tôi tập trung vào dạng đơn giản nhất. Có nhiều ký hiệu khác nhau có thể được sử dụng và chúng tôi sẽ chỉ ra cách lập bản đồ một quy trình chỉ với ba ký hiệu. Biểu tượng bắt đầu hoặc kết thúc quy trình là hình bầu dục hoặc hình vuông có các góc tròn.
Bên trong biểu tượng này, nó có thể nói bắt đầu hoặc kết thúc. Hình vuông hoặc hình chữ nhật là ký hiệu cho một bước quy trình
Bên trong biểu tượng, bạn sẽ đặt tên cho bước. Điểm quyết định là một hình dạng kim cương. Họ chỉ có thể có hai câu trả lời khả dĩ, như có/không, hoặc đạt/không đạt.
Thông thường, một câu trả lời sẽ dẫn đến việc tiếp tục quy trình và câu trả lời còn lại sẽ kết thúc quy trình hoặc chuyển hướng nó. Nếu có nhiều hơn hai kết quả có thể xảy ra, bạn có thể cần nhiều điểm quyết định hơn.
Một cách dễ dàng để lập bản đồ quy trình với một nhóm là sử dụng ghi chú dán. Khi các bước phát triển, bạn có thể sắp xếp lại nếu cần để có trình tự phù hợp. Một ghi chú dính tiêu chuẩn có thể được xoay 45 độ để sử dụng cho một thời điểm quyết định.
Khi nhóm hoàn thành bản đồ ghi chú dán, nó có thể được lưu giữ bằng cách chụp ảnh. Để có một bản đồ chuyên nghiệp và lâu dài hơn, thông tin có thể dễ dàng được chuyển sang một trong nhiều chương trình máy tính có công cụ vẽ. Đây có thể là một cái gì đó giống như Microsoft Word hoặc Excel, sử dụng chức năng công cụ vẽ. Ngoài ra còn có phần mềm miễn phí sẽ thực hiện việc này, chẳng hạn như Google Tài liệu hoặc Trang tính hoặc Open Office. Visio là phần mềm được thiết kế dành riêng cho loại ứng dụng này.
Đây là một ví dụ về một bản đồ quy trình đơn giản. Trong trường hợp này, đó là thói quen buổi sáng của ai đó. Của bạn có thể khác, nhưng nó bao gồm điểm bắt đầu và điểm kết thúc, điểm quyết định và nhiều bước. Một trong những thách thức lớn nhất đối với nhóm lập bản đồ quy trình là xác định mức độ chi tiết phù hợp và sử dụng nó một cách nhất quán. Không có quy tắc nào cho việc này, đó là quyết định của nhóm lập bản đồ.

Đọc: https://www.thinkleansixsigma.com/article/flowchart
Đọc trang 56-57 :The Certified Six Sigma Yellow Belt Handbook

Video: https://www.youtube.com/watch?v=c4OihhIYAQg

Phân loại: 

Pattern I: Simple Process – Medical Service

Patterns II – Swimlane Flowchart

Pattern 3 – Elaborating SIPOC with Flowcharts

https://online.visual-paradigm.com/knowledge/six-sigma/process-mapping-tool/

Thiết lập và phân tích lưu đồ

Video: https://www.youtube.com/watch?v=v2RrkmNeLdQ https://www.youtube.com/watch?v=Yq1OPs5hCt0

Interview:

Quiz: