Phần 4: Hệ thống kéo (Pull System)

Hiểu được hệ thống kéo trong Lean, cũng như các công cụ sử dụng của hệ thống kéo.

1. Hiểu được nguyên lý của hệ thống kéo
2. Phân biệt được sự khác biệt giữa hệ thống kéo và hệ thống đẩy
3. Vận dụng được các công cụ của hệ thống kéo
4. Thiết lập được các điểm quan trọng và bảng kế hoạch

Hệ thống kéo là gì

Định nghĩa: https://kanbanize.com/lean-management/pull/what-is-pull-system

Hệ thống kéo là một kỹ thuật Lean để giảm lãng phí trong quy trình sản xuất. Áp dụng hệ thống kéo cho phép bạn chỉ bắt đầu công việc mới khi có nhu cầu. Điều này cho phép bạn giảm thiểu chi phí hoạt động và tối ưu hóa chi phí lưu trữ.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=sPE9utDN-BI

Sự khác biệt giữ hệ thống kéo và hệ thống đẩy

Video: https://www.youtube.com/watch?v=x1Uv01hr_Zg

Hệ thống đẩy, còn được gọi là “make to stock”, minh họa phương pháp quản lý sản xuất truyền thống trong đó hàng hóa mới được sản xuất “chỉ trong trường hợp”. Điều này có nghĩa là các nhóm bắt đầu làm việc trên một mặt hàng mới dựa trên nhu cầu dự đoán trong tương lai.

Hệ thống kéo, còn được gọi là “làm theo yêu cầu”, gợi ý sản xuất hàng hóa mới dựa trên yêu cầu hiện tại của khách hàng. Ý tưởng ở đây là các nhóm bắt đầu làm việc trên một mặt hàng mới khi có nhu cầu và khả năng sẵn có.

Bottleneck

Định nghĩa: https://kanbanize.com/lean-management/pull/what-is-bottleneck

Cái này khá đơn giản nhưng cực kỳ hữu ích. Phân tích nút cổ chai là một cách xem xét có cấu trúc các quy trình và luồng công việc nhằm xác định nơi xảy ra thời gian ngừng hoạt động bắt buộc, lý do và cách khắc phục. Một trong những cách tốt nhất để xác định các vị trí tắc nghẽn có thể xảy ra là chỉ cần hỏi những người tham gia vào quá trình mà họ tin rằng tắc nghẽn nằm ở đâu.

Khắc phục các nút thắt cổ chai có thể đơn giản như hợp lý hóa quy trình của bạn, nhưng đừng ngần ngại tăng kinh phí hoặc tuyển dụng nhân viên mới khi vấn đề là thiếu nguồn lực. Bạn cũng có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nút thắt cổ chai của mình và tập trung giải quyết từng vấn đề một.
Nút thắt cổ chai là lý do tại sao các dự án của bạn tốn kém và chậm chạp. Tìm hiểu cách tìm và giải quyết các tắc nghẽn của quy trình để thiết lập một quy trình suôn sẻ, có thể dự đoán được.

Tắc nghẽn quy trình là một trong những lý do khiến các dự án bị trì hoãn, ngân sách bùng nổ do chi phí gia tăng do sự chậm trễ và toàn bộ quá trình trở nên khó đoán.

Hai loại nút thắt cổ chai

Tắc nghẽn ngắn hạn thường bất ngờ và gây ra bởi các yếu tố tạm thời và các sự kiện không lường trước được. Chúng không xảy ra thường xuyên và tác động của chúng có thể khác nhau và mang lại những thay đổi thuộc các loại khác nhau trong quy trình. Ví dụ điển hình là một nhân viên không có mặt ở văn phòng hoặc máy chủ ngừng hoạt động trong một ngày.
Các tắc nghẽn dài hạn là các vấn đề lặp đi lặp lại có tác động đáng kể hơn đến quy trình. Chúng được thể hiện qua sự chậm trễ liên tục trong việc giao hàng, chi phí không dự đoán được, khách hàng không hài lòng và hiệu quả của quy trình thấp theo thời gian. Ví dụ như một bộ phận máy móc hỏng mất cả tháng để sửa hay một đội ngũ quá tải vì thiếu nhân sự.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=ZjlQeBpVk70

Just in time

Định nghĩa: https://kanbanize.com/lean-management/pull/just-in-time-production

Just in Time và KanBan là hai yếu tố quan trọng trong hệ thống tinh gọn. JIT là viết tắt của Đúng lúc. Ý tưởng là bạn nhận được nguồn cung cấp và vật liệu ngay khi bạn chưa cần đến chúng trước đó và với số lượng bạn không cần nhiều hơn. Có lẽ quan niệm sai lầm lớn nhất về JIT là bạn có thể triển khai JIT mà không cần triển khai hệ thống tinh gọn. Một mục đích của JIT là thúc đẩy cải tiến. Một số tổ chức đã cố gắng áp đặt một hệ thống JIT đối với các nhà cung cấp của họ mà không có bất kỳ cải tiến quy trình nào. Hy vọng dường như là tổ chức thu mua có thể giảm hàng tồn kho của mình. Cuối cùng, khi điều này được cố gắng, hàng tồn kho không giảm. Gánh nặng của hàng tồn kho chỉ đơn giản là chuyển sang nhà cung cấp. Gánh nặng mới này có thể đe dọa khả năng tồn tại của các tổ chức cung cấp. Và điều này cuối cùng có thể phá vỡ chuỗi cung ứng. JIT đúng là một phần của hệ thống tinh gọn. JIT tạo điều kiện thuận lợi cho cả dòng chảy và lực kéo. Bản thân nó chỉ là một ý tưởng. Nó chủ yếu phục vụ để giảm thời gian sản xuất và loại bỏ lãng phí do sản xuất thừa. Giảm hàng tồn kho xảy ra, nhưng đó là một lợi ích không nhất thiết phải là mục tiêu. Mục tiêu của Hệ thống Tinh gọn là rút ngắn thời gian chu kỳ và loại bỏ lỗi để phục vụ khách hàng tốt hơn. SMED, hoặc Trao đổi khuôn trong một phút, và TPM, Bảo trì năng suất toàn diện, là những yếu tố giúp JIT hoạt động. SMED đôi khi chỉ được gọi là chuyển đổi nhanh chóng. Bạn có thể chuyển đổi quy trình càng nhanh thì thời gian chu kỳ sẽ càng ngắn và tổ chức sẽ phản ứng nhanh hơn với khách hàng của mình. Bảo trì năng suất toàn diện là một hệ thống cẩn thận của bảo trì phòng ngừa để các quy trình dễ dự đoán và đáng tin cậy hơn. Kan Ban và Point of Use Storage là những yếu tố khác hầu như luôn là một phần của hệ thống JIT hiệu quả. Kan Ban là một hệ thống tín hiệu sản xuất trực quan. Mà chúng ta sẽ thảo luận tiếp theo. Lưu trữ điểm sử dụng đúng như tên gọi của nó. Nếu thông qua hệ thống, bạn có thể giảm lượng tồn kho sản phẩm dở dang một cách thỏa đáng, thì bạn có thể lưu trữ tất cả sản phẩm dở dang của mình ngay tại nơi nó sẽ được sử dụng. Điều này giúp loại bỏ các cách vận chuyển nó đến kho và ngược lại.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=zCTmN17ZDek

Kanban

Định nghĩa: https://kanbanize.com/lean-management/pull/kanban-pull-system

Vậy Kan Ban là gì? Nó không phải là một hệ thống kiểm soát hàng tồn kho mặc dù nó có các yếu tố kiểm soát vật chất thông qua thông tin trên thẻ. Kan Ban là một hệ thống lập kế hoạch trực quan, vì nó trực quan nên bạn có thể xác định trạng thái của hệ thống trong nháy mắt. Nó sẽ cho bạn biết nên sản xuất cái gì, khi nào sản xuất và sản xuất bao nhiêu. Không có công cụ nào trong số này hoạt động tốt một mình. Kan Ban cần phải là một phần của Hệ thống Tinh gọn. Khi đó, nó có thể giúp loại bỏ sự lãng phí do sản xuất thừa. Bạn sẽ chỉ sản xuất những gì cần thiết và không hơn thế nữa. Các lợi ích bổ sung bao gồm tăng tính linh hoạt cho khách hàng của bạn. Cũng có thể đơn giản hóa rất nhiều quy trình mua sắm và gắn sản phẩm của bạn với khách hàng. Các lợi ích bổ sung từ hệ thống tinh gọn này sẽ bao gồm giảm thiểu và kiểm kê quy trình làm việc. Điều này sẽ làm giảm thời gian chu kỳ. Và trong việc cải thiện dịch vụ cho khách hàng của bạn. Lợi ích bên trong là chất lượng được cải thiện và không gian sàn bổ sung có sẵn cho mục đích sản xuất. Ở đây chúng tôi đã đề cập đến một Hệ thống Tinh gọn. Và hệ thống từ là rất quan trọng. Tất cả các công cụ này phải làm việc cùng nhau. Một số trong số này chúng tôi đã thảo luận. Những người khác chúng ta sẽ thảo luận trong tương lai. Nhưng điều quan trọng là tất cả các bạn được yêu cầu để thực hiện công việc này. Để Kan Ban hoạt động, chúng ta phải có khả năng thay đổi nhanh chóng và đáng tin cậy từ sản phẩm này sang sản phẩm khác. SMED và TPM đều có thể làm được điều này. Độ tin cậy và khả năng dự đoán đến từ SMED và JIT cũng cải thiện chất lượng lần đầu tiên. JIT và Lưu trữ điểm sử dụng giúp giảm công việc ở các cấp độ quy trình để Kan Ban có thể quản lý được. Kan Ban là một phần của hệ thống quản lý trực quan lớn hơn. Điều đó cho phép bạn xác định tình trạng sản xuất chỉ trong nháy mắt. 5S là một công cụ tổ chức nơi làm việc cũng là một phần của hệ thống Quản lý trực quan. Và cuối cùng, Kan Ban được thiết kế để sử dụng trong hệ thống kéo. Có ba yếu tố trong hệ thống tín hiệu Kan Ban. Bản thân KanBans, không gian dành riêng để lưu trữ và bảng lập lịch trình. KanBan chỉ đơn giản là một thẻ có thông tin cần thiết trên đó cho một đơn vị sản xuất cố định. Bạn có thể thiết kế những thẻ này để đáp ứng nhu cầu của bạn. Nhưng nó không phải là một thẻ. Tín hiệu hình ảnh có thể là một chiếc túi rỗng hoặc một vật đựng tiêu chuẩn khác. Nếu thẻ được sử dụng, chúng thường được thu thập trong bảng lập lịch trình. Khi một số lượng thẻ xác định trước được thu thập, đó là tín hiệu để bắt đầu sản xuất. Khi những thẻ đó được sử dụng hết, đó là tín hiệu ngừng sản xuất. Đây là một bộ quy tắc để quản lý một hệ thống Kan Ban. Chúng ta sẽ xem xét từng cái một. Các quy trình xuôi dòng rút các mục từ các quy trình ngược dòng. Đó là khách hàng nội bộ rút ra từ nhà cung cấp nội bộ. Trong thực tế, đôi khi quy trình ngược dòng có thể mang lại hiệu quả. Nhưng nhà cung cấp không bao giờ giao hàng trước khi được yêu cầu. Các tín hiệu sản xuất được tuân thủ nghiêm ngặt. Không bao giờ sản xuất nhiều hơn số KanBan bạn có. Đây là một sự thay đổi đáng kể trong tư duy đối với các mô hình sản xuất truyền thống hơn. Hãy nhớ nguyên tắc theo đuổi sự hoàn hảo của chúng tôi? Nhà cung cấp chịu trách nhiệm về chất lượng. Chỉ những sản phẩm có phí lỗi 100% mới được chuyển giao cho quy trình tiếp theo. Khi có vấn đề về chất lượng, việc sản xuất sẽ dừng lại cho đến khi vấn đề đó được giải quyết. Để hệ thống hoạt động trơn tru giúp cho việc sản xuất được ổn định. Bạn nhất thiết phải làm việc với khách hàng của mình để sắp xếp đơn đặt hàng của họ, nhiều công ty làm hoàn toàn ngược lại khi họ giảm giá theo số lượng lớn. Nếu khách hàng của bạn đặt hàng với số lượng lớn, có khả năng họ sẽ không sử dụng tất cả chúng cùng một lúc. Thường thì khách hàng đặt hàng với số lượng lớn vì họ không tin tưởng chúng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của họ. Họ đang thiết lập một vùng đệm. Có thể mất thời gian nhưng có thể chiếm được lòng tin của họ và khiến họ đặt hàng với số lượng nhỏ hơn thường xuyên hơn. Cho dù KanBan là một chiếc thẻ hay một chiếc túi thì nó vẫn ở cùng với các bộ phận cho đến khi chúng được sử dụng. Và sau đó, nó được trả về ngược dòng. Hãy nhớ rằng đây là tín hiệu để bổ sung. Một cách để giảm khoảng không quảng cáo của quy trình làm việc là chủ động quản lý các mức KanBan khi hệ thống được thiết kế lần đầu tiên, có thể có một số thận trọng trong đó bằng cách quan sát các mức làm việc trong quy trình, hãy nhớ rằng đây là một hệ thống trực quan, có thể giảm số lượng KanBan tăng ca.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=zG0wBJQJaK8&t=193s

Portfolio Level

Định nghĩa: https://kanbanize.com/lean-management/pull/portfolio-pull-system

Trên thực tế, việc áp dụng lực kéo hiệu quả chỉ dễ dàng ở quy mô nhỏ. Khi bạn cố gắng duy trì một hệ thống kéo trong một dự án hoặc thậm chí ở cấp độ công ty, mọi thứ trở nên phức tạp.

Bạn chia nhỏ các dự án lớn và ủy thác các loại nhiệm vụ khác nhau giữa các phòng ban của mình. Nhóm của bạn bắt đầu làm việc hiệu quả hơn và các nhiệm vụ bắt đầu tiến triển nhanh hơn. Mọi người bắt đầu làm việc, và cuối cùng, hệ thống của bạn trở nên hỗn loạn.

Việc thiếu tập trung thường gây ra điều này do khả năng hiển thị thấp và không có giới hạn WIP ở cấp độ danh mục đầu tư. Ngay cả khi bạn đã lập bản đồ quy trình của mình và đang tích cực áp dụng Kanban, việc hình dung và giới hạn quy trình làm việc của bạn ở cấp độ toàn cầu vẫn là một thách thức.

Các phòng ban của bạn làm việc trên bảng Kanban đặc biệt của họ và kéo hết nhiệm vụ này đến nhiệm vụ khác mà không nhìn thấy bức tranh toàn cảnh hoặc thậm chí xem xét năng lực của đồng nghiệp.

Kết quả là, bạn có thể phải đối mặt với một hiện tượng khó chịu – quy trình công việc hiệu quả ở cấp độ nhóm và các quy trình không hiệu quả do tắc nghẽn do năng lực không đồng đều giữa các nhóm gây ra.

Rất may, có một cách để tránh tất cả những vấn đề này. Nó nằm ở việc áp dụng phương pháp Portfolio Kanban. Đó là một cách tiếp cận ít được biết đến hơn để quản lý hệ thống kéo của bạn ở cấp độ toàn cầu bằng cách trực quan hóa và sắp xếp các thành phần phụ thuộc trong quy trình của bạn.
Triển khai hệ thống kéo ở cấp độ toàn cầu
Việc triển khai hệ thống kéo ở cấp danh mục đầu tư không khác nhiều so với ứng dụng tiêu chuẩn với Kanban. Bạn cần thực hiện các hoạt động cốt lõi ở cấp độ toàn cầu.
Trực quan hóa sự cố của các dự án của bạn
Hạn chế công việc đang tiến hành ở cấp độ danh mục đầu tư.

Video: https://www.youtube.com/watch?v=yFBBNCCT96k

Interview
Quiz (5 câu)